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Les services inclus dans les marchés publics (25/09/2009)

Question :

Quels services les collectivités peuvent-elles légalement demander à un libraire dans le cadre de la réponse à un marché public ?


Réponse :

Les « Recommandations aux libraires, aux bibliothécaires et à leurs collectivités », rédigées par l’Association des bibliothécaires de France, l’Association des directeurs de bibliothèques départementales de prêt et le Syndicat de la librairie française, détaillent des capacités professionnelles et techniques qui peuvent être exigées des fournisseurs et des services liés à la fourniture de livres qui peuvent être demandés.

De manière générale, dans les cas où la collectivité passe des marchés avec formalités, l’allotissement permet aux libraires de concourir et aux bibliothèques de bénéficier de la meilleure qualité de service possible.

Collectivités clientes, bibliothécaires et libraires pourront négocier les marchés de fourniture, avec ou sans formalité préalables, en fonction des critères suivants :


Des prestations en lien direct avec la fourniture de livres ;
Des prestations de qualité : infrastructures et qualités propres de la librairie ;
Capacité à rechercher et à commander des titres, tous éditeurs confondus ;
Importance de l’assortiment sur place ;
Accès libre du bibliothécaire au fonds de la librairie, éventuellement avec des horaires réservés, avec possibilité de mise à disposition immédiate des documents ;
Accès libre du bibliothécaire aux bases de données bibliographiques, dans la librairie (Electre, FEL,…) ;
Désignation d’un interlocuteur professionnel et expérimenté chargé du suivi de la clientèle ;
Infrastructure qui permette matériellement le choix sur place, capacité de stockage en cas de livraison groupée ;
Capacité à fournir l’intégralité des commandes : qualité des relations commerciales entretenues par le libraire avec tous les diffuseurs et éditeurs ;

Des prestations de qualité : organisation commerciale de la librairie

La qualité des relations dépendra de la précision de la concertation organisée entre la bibliothèque et la librairie, notamment sur les modalités de commande, de réception, de facturation et éventuellement de livraison, et sur la transparence du coût de ces services.

Rapidité et respect des délais;
Précision et fiabilité des informations sur les ouvrages indisponibles et efficacité des relances automatiques, selon un rythme défini en accord avec le bibliothécaire ;
Respect des modalités concertées de livraison ou de mise à disposition, respect du fractionnement demandé par le bibliothécaire dans le cas de pluralité de sites ;
Rapidité du service après vente (manquants, abîmés, erreurs) ;
Conformité des modalités de livraison : établissement d’un bon pour chaque livraison, organisé par ordre alphabétique ou selon les indications de la bibliothèque (bons séparés pour chaque acheteur, etc.) ;
Conformité des modalités de facturation avec les exigences du client - collectivité, facturation détaillée comportant au minimum l’auteur, le titre, l’éditeur et l’ISBN ;
Engagement de la collectivité cliente à respecter des délais stricts de règlement des factures, en conformité avec la réglementation ;

Des prestations facultatives annexes à la fourniture de livres susceptibles d’être réalisées par les librairies, en concertation avec les bibliothèques :

Conseil, présentation d’ouvrages dans les murs de la librairie, thématique ou non, selon des modalités et des critères de sélection établis d’un commun accord ;
Fourniture des catalogues éditeurs (sous réserve de l’existence et de la qualité des informations communiquées par les fournisseurs des libraires) ;
Fourniture de documents à diffusion restreinte, de documents autres que le livre, de documents étrangers ;

Certaines de ces prestations représentent un coût supplémentaire élevé pour la librairie et devraient en conséquence être valorisées au moment de la rédaction des appels d’offres :

Veille documentaire et alerte pour la découverte de titres ;
Service de nouveauté (« office ») ;

Information des bibliothécaires à propos de la production éditoriale sous forme de séances de travail;
Participation aux animations, invitation d’auteurs, salons du livre ou expositions-ventes, et plus généralement partenariats culturels; participation du libraire à la vie culturelle de la collectivité.

Des prestations qui doivent faire l’objet de contrats ou de lots spécifiques

Equipement des livres : pose de codes-barres, de cotes, d’antivols, reliure ;
Actions de formation des bibliothécaires ou des enseignants ;
La fourniture de données bibliographiques ;
La fourniture de fichiers électroniques, de notices bibliographiques ou de couvertures de livres numérisées, destinée aux commandes ou aux catalogues des bibliothèques, devra faire l’objet d’une étude conjointe préalable à l’établissement des marchés. Elle est susceptible de représenter des coûts importants, mais libraires et bibliothécaires devront suivre attentivement les évolutions en cours impliquant les différents producteurs de données bibliographiques. Elle devrait faire l’objet de lots spécifiques.
Rappel : les notices et les couvertures ne sont pas libres de droits.

L’office :

La présentation de livres dans les bibliothèques, improprement appelée « office », limite matériellement l’offre présentée au bibliothécaire, et transfère au libraire une partie des responsabilités de celui-ci dans la constitution des fonds. Elle peut permettre de faire face à l’éloignement géographique des librairies qui rend difficile l’accès au fonds pour les bibliothécaires. Elle doit faire l’objet d’une concertation préalable très précise, relative aux critères de sélection à appliquer par le libraire, aux taux de retours admissibles, aux délais et à l’état matériel des ouvrages exclus de la commande ferme.

Cette pratique ne devrait pas être demandée sans rétribution spécifique pour les marchés sans formalités préalables. Il est souhaitable que le taux de retour n’excède pas le quart des ouvrages et que la durée de garde des livres non acquis n’excède pas un mois.

L’accès des bibliothécaires au fonds, la visite en librairie par les bibliothécaires et la disponibilité de libraires qualifiés devraient être privilégiés.

 


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